Af Annette Andersen, SkyViewCRM · Opdateret september 2026

Book en 20 min. præsentationBagefter: 14 dage gratis med jeres egne data. Ingen forpligtelse.

Test jer selv: fire spørgsmål

• Ved alle, hvordan kundebasen er bygget op – og hvor den ligger?
• Er der en aftale om, hvordan en kunde oprettes, og hvilke oplysninger der altid skal med?
• Kan en ny medarbejder finde en miniguide på én side?
• Har alle lært de fem ting, de skal gøre hver dag?

Kan du ikke svare ja til alle fire, er kundebasen sandsynligvis fordelt på Excel-ark, Outlook-kontakter, økonomisystemet og folks hukommelse. Det koster tid hver eneste dag – og det bliver først tydeligt, den dag en sælger stopper.

Hvorfor Excel-arket ikke rækker

Hvert år til jul er det et mareridt i mange virksomheder: Hvem skal have en lille hilsen, hvem skal have en stor, og hvem er slet ikke kunde længere? Excel-arkene flyver rundt, alle skal opdatere, fjerne og tilføje – og til sidst samler én person det hele. Det samme sker, hver gang der skal sendes et nyhedsbrev, en invitation eller en prisliste.

Selv små forskelle gør skade. Skrives “Administrerende direktør” helt ud, som “Adm. direktør” eller “Adm. dir.”? Det lyder ligegyldigt, indtil du skal finde alle administrerende direktører frem til en udsendelse – og får en tredjedel af dem.

7 ting et CRM-system gør for kundebasen

1. Ét sted. Firma, personer, adresser og CVR-nummer oprettes med ét opslag i CVR-registret – ingen tastefejl, ingen dubletter.
2. Ens registrering. Titler, tags og felter vælges fra faste lister, så alle registrerer på samme måde.
3. Historik på kunden. Mails, møder, opkald, tilbud i alle versioner og dokumenter ligger på kunden – ikke i den enkelte medarbejders indbakke.
4. Segmentering. Nyhedsbrev 1, 2 eller 3, julekort, arrangementer, brancher og interesser er felter, du kan trække lister på – på sekunder, ikke dage.
5. Ansvar. Alle kunder og emner har en ejer, og opfølgning ligger som to-do’er med deadline, så intet glemmes.
6. Overblik for ledelsen. Pipeline, aktiviteter og status pr. sælger kan ses uden at spørge nogen.
7. Tal fra økonomisystemet. Med integration til e-conomic, Dinero, Billy, Business Central eller Visma.net ser sælgeren fakturaer og betalingsstatus direkte på kunden.

Sådan kommer I i gang på én dag

Det lyder besværligt at lave retningslinjer for kundebasen – men det tager langt flere timer at lade være. Sæt én dag af, hvor I beslutter, hvordan kunder oprettes, hvilke titler og tags I bruger, og hvordan en salgsmulighed vurderes. Har I ikke en tjekliste, bruger vi den, vi altid starter med sammen med nye kunder.

Vi har set det modsatte: En større virksomhed med flere afdelinger lod fire mand diskutere med 50 kolleger i seks måneder om, hvordan der skulle arbejdes. Der var stadig ingen enighed efter de seks måneder – fordi ingen fulgte en systematik. Med en tjekliste og én beslutningsdag er I i gang ugen efter.

Processen først – softwaren skal understøtte den

Har I allerede et CRM-system, skal det blot struktureres efter de processer, I vil arbejde med, og alle data om kunder og emner skal samles der. Har I ikke et, starter I med at importere kunder fra Excel-ark, økonomisystem eller Outlook. Alt samlet ét sted, så der er overblik, intet glemmes, og kunderne får den service, de forventer.

SkyViewCRM er udviklet til at være avanceret, men nemt at bruge – på pc, tablet og mobil, og det ser ens ud på alle enheder. De første 2–3 timers hjælp til opsætning er gratis.

Læs også: Kundehåndtering: sådan følger du op · Excel eller CRM? · Hvad er CRM?