Fra papir til digitalisering
– Sparer 20 timer pr. uge.

Baggrund.

Ejeren af en virksomhed med ansatte, der besøger mange kunder pr. dag, syntes, det var på tide, at gå væk fra papir og til en digital løsning.

Chauffører kører rundt til mange kunder hver dag, og hvert sted skal kunden skrive under på et dokument.

Hidtil er det sket på en papirblok med gennemslag – 3 eksemplarer.
– ét til kunden
– ét til kontoret for viderebehandling
– ét til chaufføren

Tilbage på kontoret skulle alt registreres, og alle bilag arkiveres i mapper, så de altid kunne findes frem i tilfælde af myndigheds kontrol.

Formål.

Formålet var at automatisere, så man undgår konstant at skulle printe papir med gennemslag og gennemføre håndtering af hele den efterfølgende administration.

Metode.

Det var en lækkerbisken af en sag for os, hvor vi virkelig kunne få lov at vise, hvor meget vi kan udvikle, uanset hvilken branche og arbejdsproces, der er tale om.

Samarbejdsaftale -> underskrives på stedet.

Vi har nu lagt både den egentlige samarbejdsaftale ind i SkyViewCRM, som en fletteskabelon – den kan sælgeren straks vise kunden på sin touch PC.

Kunden kan underskrive på skærmen og modtage en bekræftelsesmail.

Chaufføren kan til enhver tid se, hvad hans/hendes kunde har modtaget.

Og virksomheden har dokumentet gemt på sin kunde i SkyView, så det altid kan findes frem, hvis det er nødvendigt.

Løbende besøg – dokument underskrives på stedet.

Under de løbende besøg hos kunden skal chaufføren have underskrevet et dokument – igen har SkyView etableret et dokument, som flettes med kundens data og de observationer, der sker på stedet – kunden kan igen skrive under på touch PC – og modtage en e-mail med dokumentet inkl. underskrift.

Igen ligger dette dokument på kunden – altid klar til at fremfinde eller fremvise om nødvendigt.

OG autosendes til fakturering.

Vi har i SkyView etableret en automatisk, der sørger for at faktura overføres til økonomisystemet, og herfra blot kan godkendes og fremsendes.

Rapportering.

Fuldkommen rapportering er etableret med totalt overblik.

Hvad er administrations-, tids- og pengebesparelsen?

1. Der skal ikke mere fremsendes samarbejdsaftaler, som virksomheden skal vente på at få retur eller rykke for utallige gange.
   
2. Samarbejdsaftalerne skal ikke arkiveres – de er jo allerede arkiverede i SkyViewCRM
   
3. Der skal ikke trykkes dokumenter i 3 eksemplarer, som kunden skal underskrive
   
4. Der skal ikke arkiveres dokumenter – de ligger jo allerede på kunden i SkyViewCRM
   
5. Der skal ikke oprettes fakturaer efterfølgende – de oprettes automatisk og skal blot med et klik fremsendes
   
6. Der skal ikke indtastes i Excel for at skabe overblik.
   
   Der spares altså masser af tid på rykning for samarbejdsaftaler, arkivering, og oprettelse af fakturering.
   
   Der spares tid på at lede i arkiver efter dokumenter.
   
   Og der spares penge på tryk af dokumenter i 3 eksemplarer.

Vil du høre mere om, hvordan du kan etablere automatisering, så du med mindst mulig administration kan sikre fuldkomment overblik?

Ring 70701312 – eller send en mail info@skyviewcrm.com